IT Insiderin asiakasrekisteri

Rekisteri muodostuu erillisistä alarekistereistä, joita ovat TIVIA ry:n jäsenyhdistysten jäsenrekisteri, TIVIA ry:n kokonaan omistaman Infuture Oy:n asiakasrekisteri, tapahtumakohtainen osallistujarekisteri, markkinointirekisteri, rekisteri tutkimustarkoituksia varten sekä taloushallintajärjestelmä. Rekistereihin tallennetaan jäsentietojen lisäksi yhdistysten luottamushenkilöiden, tutkimuksiin osallistuneiden, kouluttajien, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden, sitoumuksen tehneiden, työ- ja palvelussuhteessa olevien sekä muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilötietoja.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään:

Asiakkaan tunnistautumiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan. Rekisteröityneiden käyttäjien tilausten toimittamiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon sekä kehittämiseen. Tietoja käsitellään, jotta voidaan täyttää sopimus tilatusta palvelusta tai tuotteesta. Joidenkin palveluiden ominaispiirre on sisällön personointi, jolloin sen katsotaan kuuluvan osaksi sopimuksen täyttämistä.

Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Perustiedot kaikista rekisteröidyistä asiakkaista:

• nimi
• käyttäjätunnus 
• salasana 
• sähköpostiosoite 
• osoite tai postinumero 
• maksutapa 
• puhelinnumero  

Rekisteröidystä asiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia lisätietotyyppejä soveltuvin osin:

• asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa rekisteröidylle kohdistetut kampanjat sekä niiden käyttö
• asiakkaan toiminta ja asiointi verkkopalvelussa sisäänkirjautumisen jälkeen ostamiseen ja maksamiseen liittyvät tiedot
• digitaalisten palveluiden käyttäjätunnukset
• tiedot digitaalisten palveluiden käytöstä
• tiedot rekisteröidyn päätelaitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähetetyistä evästeitä ja muista vastaavista toiminnoista ja niiden avulla kerätystä datasta, mikäli henkilö on tunnistettavissa näiden tietojen perusteella (esimerkiksi tietoa siitä, miten sivustoilla näytettäviä mainoksia klikataan)

Rekisteriin kerätään tietoja: 

Henkilöltä itseltään rekisteröitymisen, tilauksen tai muun yhteydenoton kautta. 

Viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa, kuten luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä. Tietoa kerätään myös toimintaan liittyvistä sosiaalisen median kanavista.

Automaattisesti kerätään esim. verkkosivujen analytiikkatyökalujen avulla siitä, mitä sivustoja ja mobiilisovelluksia käytetään (esim. vierailun tiedot, vierailun kesto ja ajoittuminen ja se, millä sivun alueilla asiakas vierailee, luetun artikkelin tiedot, kuten artikkelin otsikko, aihesanat, artikkelin pituus ja julkaisupäivä, palvelun ominaisuuksien käyttöön liittyvää tietoa, kuten tallennetut artikkelit. Näiden lisäksi kerätään päätelaitetta koskevia teknisiä tietoja (mukaan lukien IP-osoite, laitteen ID-tunnus, fyysinen sijainti, selain, operaattori ja käyttöjärjestelmätyyppi sekä niihin liittyvät URL-osoitteet). 

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa TIVIA Infuture Oy:lle palveluja suorittaville kolmansille osapuolille eli ns. henkilötietojen käsittelijöille. Näitä palveluita voivat olla mm. asiakaspalvelu, markkinointi ja ohjelmistopalvelut. Kolmansien osapuolien ei sallita käyttää tietoja muuhun kuin etukäteen sovittuihin palveluiden tarjoamiseen.

Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. TIVIA Infuture Oy voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle TIVIA-yhteisön käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyyn. Siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. 

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein TIVIAn tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Tietojen katseluun ja muuttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Yhteys järjestelmään tapahtuu SSL-suojatun yhteyden ylitse.