Viiveet ovat arkipäivää projekteissa täysin toimialasta riippumatta. Ongelmien ilmetessä projektipäällikön ei kannata hätääntyä, pää kylmänä asiat tuppaavat ratkeamaan. Viivyttelyyn ei kuitenkaan ole syytä, nopea toiminta saa kurssin käännettyä varmemmin.
Myös asiat, jotka eivät vielä tuntuisikaan kiireellisiltä, voivat muuttua sellaisiksi.
CIO.com listasi kuusi keinoa, joilla projektit saadaan takaisin oikeaan suuntaan.
Selvitä nopeasti ongelman lähde
Viivästymisen syyn tarkka selvittäminen on olennainen askel. Ilman juurisyyn selvittämistä projektipäälikkö voi tehdä huonosta tilanteessa huonomman. Juurisyyn selvittäminen on aina ratkaisun avain. Tähän voi käyttää analyysimetodeja, kuten esimerkiksi Pareto-diagrammia tai kalanruotokaaviota.
Pidä sidosryhmät ajan tasalla
Ongelmista kertominen tärkeille sidosryhmille on olennainen osa projektinhallintaa. Valitettavan usein tämä jää tekemättä. Syitä voi olla monia, mutta esimerkiksi projektipäällikkö voi olla ylikuormittunut tai hän kuvittelee ratkaisevansa ongelmat ennen kun sidosryhmät kuulevat asiasta.
Läpinäkyvyyden tulisi olla projekteissa oletusarvo. Viestinnän tulee olla ennakoivaa, rehellistä ja ajansasaista. Sidosryhmät haluavat yleensä kuulla huolista välittömästi jolloin he voivat paremmin auttaa.
Luota tiimiin
Kokeneet projektipäälliköt tietävät, että projektit ovat tiimityötä. He ymmärtävät että parhaat ratkaisut syntyvät tiimityönä.
Myös ongelmatilanteissa on tärkeää, että tilannetta ratkaistaan tiimin voimin. Asiasta eniten tietävät tiimiläiseet osaavat yleensä löytää parhaat keinot projektin korjaamiseen
Arvioi projektisuunnitelma uudestaan
Projektipäällikön kannattaa palata takaisin projektisuunnitelmaan ja löytää sieltä vaiheet, missä projekti lähti menemään pieleen. Tämän jälkeen suunnitelmaa tulee muuttaa vastaamaan muuttunutta tilannetta.
Tämä on ehdoton vaihe.
Organisaatioilla ja projekteilla tulee olla tapa, joilla muutokset voidaan hyväksyä, dokumentoida ja tehdä. Ilman muutostenhallintaa ongelmat jatkuvat ja luovat mahdollisuuksia uusille.
Arvioi resurssit uudestaan
Ennen tehtävien uudelleenmäärittelyä kannattaa selvittää, miten nykyisiä projektin resursseja hyödynnetään. Osa projektin tiimiläisistä voi olla ylikuormittuneita. Jotkut puolestaan voivat olla enemmän hyödyksi muissa tehtävissä.
Henkilöresurssien ohella muukin projektin resursointi voi vaatia uudelleenarviointia ongelman juurisyyn mukaan.,
Seuraa ja dokumentoi muutokset
Dokumentaatio ja seuranta tuntuvat helposti puuduttavilta, mutta ne ovat olennaisia projektin kurssin kääntämisessä. Järjestelmällinen muutosten dokumentointi ja seuranta ovat kriittisiä onnistumisen seurannassa.
Projektipäälliköt, tiimit ja projektien sponsorit voivat tutkia dokumentaatiosta, miten tehokkaasti muutokset ovat auttaneet ongelmien ratkaisemisessa.
Kuva Ales Krivec Unsplash
