Julkiset kilpailutukset ovat omanlaisensa tanssi. Niiden kanssa pärjäävät parhaiten isot, kokeneet kilpailijat. Pienemmillä ei ole asiaa kilpailuihin liikevaihtorajan vuoksi ja juniorit jätetään kylmästi ulos tarjouspyynnöissä.
Helsingin Sanomat kertoi raportissaan syitä, miksi pahamaineiset julkiset hankinnat epäonnistuvat usein. Ongelmat ovat varmasti tuttuja kaikille julkisten kilpailutusten kanssa työskenteleville, mutta on hyvä nostaa asioita laajempaankin julkiseen keskusteluun.
Prosessin ongemien seurauksena kilpailutukset eivät tuo toivottuja lopputuloksia.
Samalla julkiset kilpailutukset pahentavat omalta osaltaan Suomen it-alan työvoimapulaa.
HS:n haastattelemien asiantuntijoiden mukaan hankintoja leimaavat kohtuuttomat koko-, osaamis- ja referenssivaatimukset, dialogin puute sekä kiire. Näillä rajataan valitettavan usein toimittajat aina vanhoihin tuttuihin, mutta lisäksi heidänkään kanssa ei päästä parhaaseen lopputulokseen kilpailutuksen toteutustavan vuoksi.
Ensinnäkin kokorajoite: pienet ja innokkaat toimijat eivät pääse mukaan. Toisekseen tarjouksissa haetaan kauneimpia toimittajien cv-listoja. Seniorit halutaan projekteihin, mutta kehityshaluisia junioreja ei. Referenssivaatimukset tuntuvat monesti kohtuuttomilta kilpailutuksen kohteena olevaan projektiin verrattuna. Ja dialogin puute toimittajan ja asiakkaan välillä johtaa siihen, että pyydetty ratkaisu ei välttämättä ole paras mahdollinen tarpeen täyttämiseen.
Iso syy epämääräisiin ja hankaliin kilpailutuksiin löytyy itse kilpailutuksen tekemisestä.
Etenkin pienemmät kunnat tai organisaatiot eivät ole it-hankintojen ammattilaisia. Siksi kilpailutuksissa turvaudutaan ulkopuoliseen apuun. Tämähän on periaatteessa loistava asia, ulkopuolinen asiantuntija saa tarjouspyyntöön juuri olennaiset asiat ja vaatimukset.
Paitsi että näin ei välttämättä kuitenkaan käy. Papereissa näkyy usein vahva kierrätys. Joskus jopa suoraan copy-pastella. Ainakin valitettavan usein vaatimusmäärittelyissä ei ole olettu juuri kyseessä olevan asiakkaan tarpeita huomioon.
Tämä on loogista hankintaorganisaation tai kilpailutuskonsultin kannalta. Toimijat optimoivat resurssejaan ja käyttävät hyväksi koettuja vaatimuksia aikaisemmista hankinnoista. Hyvin rakennettu ja ammattimainen tarjouspyyntö lähtee ulos. Lopulta asiakas saa suurin piirtein tarjouspyynnön mukaisen lopputuloksen mutta se ei välttämättä täytäkään tarpeita. Keskustelua ja räätälöintiä tarvitaan myös tarjouspyyntöjen tekovaiheessa.
Tässä kohtaa yhden toimijan osaoptimoinnilla ketjussa muut häviävät. Alan kehityksen kannalta on syytä toivoa muutoksia.
Pientä valoa on näkyvissä. Erilaiset palkkaa juniori -kampanjat ovat nousseet pinnalle viime aikoina ja julkisenkin puolen projekteihin on ainakin tahtotilana saada lisää junioreja. Kaikkia ongelmia tämä eri ratkaise, mutta jostain pitää aloittaa.
Kuva Wesley Tingey Unsplash
