Konsultointijohtaja Jari Hammar CGI:ltä, johtaja Paula Aaltonen Midagonilta ja toimitusjohtaja Riku Oksman Projektivarikolta lupautuivat vastaamaan pariin allekirjoittaneen esittämään kysymykseen projektitoiminnan uusien ongelmien näkökulmasta.
Mitä uusia havaintoja tai ahaa-elämyksiä olet saanut projektien onnistumiseen tai epäonnistumiseen parin viime vuoden aikana?
Jari Hammar: ”ERP-projekti on iso massiivinen harjoitus, jolle ladataan paljon painoarvoa, odotuksia ym. Eli teemme niistä isompia kuin mitä ne luontaisesti ovat tuomalla sinne lisättyjä odotuksia mm. liiketoimintaprosessien kehityksestä, toiminnan harmonisoinnista, toiminnan tehostamisesta. Ja toisaalta jos katsotaan asiaa järjestelmien kautta, asetamme ERP-projektille helposti myös tavoitteita, jotka liittyvät enemmän esim. CRM-pelikentälle, data-analytiikkaan, raportointiin tms. ja luomme mielikuvaa siitä, että ERP-ratkaisun pitäisi taklata myös nämä.
Ja koska ERP-projekti mielletään edelleen IT projektiksi, roolitamme sen helposti väärin teknisen toteutuksen kautta, vaikka suurin osa sen tavoitteista ja sisällöstä on jo aivan muuta kuin teknistä konfigurointia.
Tästä seuraa, että projekteista tulee aikajänteessä liian pitkiä. Entistä vahvemmin olen nyt sitä mieltä, että ERP-projektitkin pitää puristaa alle vuoden mittaisiin aitoja tuloksia tuottaviin kokonaisuuksiin = tuotantoon vietävissä oleva järjestelmäkokonaisuus.
Jonka jatko arvioidaan todentamalla (testaus) toimivuus suhteessa liiketoimintatavoitteisiin. Ja joko viedään tuotos tuotantoon tai tuodaan lyhyt jatkokehitysvaihe, jossa toteutusta jalostetaan käyttöönottokelpoiseksi.
Avuksi siis olisivat mm. se, että hyväksyttäisiin, ettei stintin tulos ole välttämättä tuotantoon vietävissä, mutta huolimatta puutteista ei venytettäisi ko. stinttiä, vaan pidetään se tavoitemittaisena. Päätöksiä tehtäisiin stintin sisällä nopeasti ja tehokkaasti, ja päätösten toimivuus todennettaisiin omassa vaiheessaan toteutuksen jälkeen eli ei jäätäisi vatuloimaan. Ei puhuttaisi käyttöönoton aikatauluista liian aikaisin, vaan siitä milloin toteutus on todennettavissa. Lyhyt aikataulu pakottaisi käyttämään standarditoiminnallisuutta, samoin kuin tunnistamaan oikein järjestelmien luontaiset roolit, jolloin arkkitehtuurityön rooli korostuisi.”
Paula Aaltonen: ”Varsinaisia ahaa-elämyksiä en ole saanut liittyen projektien onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Enemmänkin näen ja kuulen epäonnistumisten ja onnistumisten takana samoja juurisyitä kuin aiemminkin. Yhä uudelleen palataan samoihin teemoihin, joissa kompastutaan. Yhtä yksittäistä konkreettista syytä ei ole mahdollista nimetä, epäonnistumisen tai onnistumisen taustalla on aina useampia tekijöitä. Jos jokin yhteinen nimittäjä halutaan, johtamisen alle voi toki laittaa valtaosan projektiin liittyvistä asioista aina strategiasta projektinhallintaan ja yhteistyöhön.
Päällimmäinen havainto on projektien koon ja monimutkaisuuden kasvaminen, ja siitä syntyvä dilemma. Teknologian mahdollisuudet ovat laajemmat kuin koskaan ennen. Samalla eri tahojen odotukset ja vaatimukset ovat kasvaneet. Nykypäivänä odotuksia ja vaatimuksia tulee – ei vain liiketoiminnan ja organisaation sisältä vaan – paljon myös ulkopuolelta.
Lisääntyvä lainsäädäntö ja sääntely on asettanut järjestelmille paljon uusia vaatimuksia, joita vielä muutama vuosikymmen sitten ei samassa laajuudessa ollut.
Yhä monimutkaisempien kokonaisuuksien, projektien ja niillä haettavien muutosten, toteuttamisen tekevät edelleen viime kädessä ihmiset, joista niin projekti- kuin linjaorganisaatiotkin muodostuvat. Kun teknologian mahdollisuudet ja vaatimukset eri puolilta ovat kasvaneet, vastaavaa ei ole samassa mittakaavassa tapahtunut organisaatiossa ja ihmisissä. Johtamiseen on tullut lisää oppeja ja malleja, mutta yhä edelleen organisaatioiden johtamisessa on pitkälti samat haasteet kuin ennenkin. Kun katsotaan yksilötasoa, ihmisten tulee oppia yhä enemmän ja nopeammin, jotta tavoiteltu muutos tapahtuu. Ihmisen kyky ja tapa oppia ei kuitenkaan ole muuttunut, edelleen oppimisen, motivoitumisen jne. biologiset ja kognitiiviset lainalaisuudet ovat samat kuin vuosikymmeniä sitten.
Yhä monimutkaisemmissa kokonaisuuksissa haasteena usein on myös se, että harvalla on kokonaisuudesta riittävä ymmärrys ja omistajuus. Tekeminen siiloutuu ja jossain vaiheessa huomataan, että tekemisen ja ratkaisun osat eivät istukaan saumattomasti yhteen.
Toinen havainto on asiakkaiden luotto toimittajien liiketoimintaosaamiseen. Parhaimmillaan (pahimmillaan) uskotaan ja luotetaan siihen, että integraattorin ratkaisukonsultit tuntevat niin toimialan, sektorin kuin jopa yksittäisen yrityksen ympäristön niin hyvin, että ratkaisukonsultoinnin lisäksi sujuvasti hoitaa myös bisneskonsultoinnin. Se, että ratkaisussa X on toimialavertikaali, ei ole suoraan indikaatio, että toimittajan toteuttavat konsultit syvemmin tuntevat toimialaa – parhaimmillaan he tuntevat kyllä toimialaratkaisun. Voi myös käydä niin, että toimialaratkaisuna myydään ISV-kumppanin toteuttama laajennusosa, josta paikallisella integraattorilla ei ole vielä lainkaan kokemusta.
Projekti ajautuu helposti ongelmiin, jos asiakkaan puolella ei oteta riittävää omistajuutta ja kasvateta riittävää ymmärrystä ratkaisusta, vaan sokeasti luotetaan toimittajaan. Toimittajien tulee toki hoitaa oma työnsä, mutta asiakkaan tulee ymmärtää, mitä tehdään ja mihin ollaan menossa.
Asiakkaan kokemattomuus ja liiallinen luotto toimittajaan voi heijastua myös odotuksena ns. ’avaimet käteen projektista ja muutoksesta’. Ajatukseen, että toimittaja hoitaa sekä projektin että muutoksen johtamisen kokonaan asiakkaan puolesta. Tätä ei ole toistaiseksi vielä nähty, tuskin tullaan näkemäänkään.”
Riku Oksman: ”Olen tajunnut oppimisen merkityksen. Projekteista oppimisesta on puhuttu ja kirjoitettu jo pitkään, ja olen itsekin työskennellyt käytännössä koko työurani projektijohtamisen ja siihen liittyvän oppimisen edistämisen parissa. Kuitenkin vasta pari vuotta sitten havahduin, miten isosta asiasta on kyse.
Erästä kokenutta projektiammattilaista siteeratakseni voisi kysyä: ’Onko meillä oikeasti varaa olla oppimatta?’ Tässä puhutaan oikeasti isoista rahoista, puhumattakaan ihmisten työhyvinvoinnista ja jaksamisesta. Mitä enemmän projekteja tehdään, sitä kalliimmaksi ja rasittavammaksi samojen virheiden toistaminen ja saman pyörän keksiminen uudelleen kerta toisensa jälkeen käy.
Erästä kokenutta projektiammattilaista siteeratakseni voisi kysyä: ’Onko meillä oikeasti varaa olla oppimatta?’ Tässä puhutaan oikeasti isoista rahoista, puhumattakaan ihmisten työhyvinvoinnista ja jaksamisesta. Mitä enemmän projekteja tehdään, sitä kalliimmaksi ja rasittavammaksi samojen virheiden toistaminen ja saman pyörän keksiminen uudelleen kerta toisensa jälkeen käy.
Erityinen oivallus on se, että ongelma organisaatioissa ei välttämättä ole se, etteikö oppeja kerättäisi ja jaettaisi. Sitä tehdään nykyään aika paljon. Ennemminkin ongelma on siinä, mitä tapahtuu sen jälkeen. Eli todellinen pullonkaula on kerättyjen ja jaettujen oppien käytäntöön viemisessä. Ja se vaatii paljon muutakin kuin pelkkää tiedon jakamista. Kyse on vakiintuneen toiminnan muuttamisesta, eikä se ole läheskään aina mitenkään yksioikoinen juttu.”
Mikä itseäsi näissä asioissa kiinnostaa?
Jari Hammar: ”Projektit ovat tapa muuttaa ja kehittää toimintaympäristöä ja tehostaa tapaa toimia. Projektien menestyksekäs läpivienti on siis avain onnistuneelle yrityksen kehitykselle. Ja myös tapa nostaa projekteja toteuttavien ihmisten arvostusta yritysmaailmassa – ja esim. irrottautua ikiaikaisesta mantrasta ’ERP-projektit epäonnistuvat aina’.”
Paula Aaltonen: ”Monimutkaisuuden ja riippuvuuksien hallinta, miten varmistetaan riittävä ymmärrys ja omistajuus kokonaisuudesta. Ihmisten rooli projektissa, muutoksen tekijöinä ja kohteina sekä muutoksen johtaminen projektin arjessa.”
Riku Oksman: ”Koen minulla olevan koulutukseni ja kokemukseni kautta aika paljon annettavaa tähän ongelmaan. Perinteisestihän näitä oppimisenkin kysymyksiä on tarkasteltu vähän insinöörimäisellä otteella: prosessien, mallien ja erilaisten tiedonhallintatyökalujen kautta. Näen tässä olevan selvästi paikkaa itse edustamalleni, enemmän ihmistieteisiin ja nykyaikaiseen pedagogiikkaan pohjautuvalle otteelle.”
Kirjoittaja Reino Myllymäki on TIVIA ry:n kehityspäällikkö
Riku Oksman puhuu IT Insider -verkkotapahtumassa 9.2.2024 klo 9–10 otsikolla ”Oppimalla onnistuneisiin IT-prohjekteihin”. Lue lisää ja ilmoittaudu: https://tivia.fi/event/oppimalla-onnistuneisiin-it-projekteihin-2024-02-09-907/register
Kuva Eden Constantino Unsplash
