Julkinen sektori digitalisoituu kiihtyvää tahtia. Toimiva ja kansalaisille arvoa tuottava palveluiden sähköistyminen ei kuitenkaan tapahdu itsestään, selviää Diplomi-insinööri Maija Ylisen vätöskirjasta. Hän teki väitöskirjansa Tampereen Yliopiston johtamisen ja talouden tiedekunnassa.
Julkisen sektorin organisaatiot ja erityisesti niiden tietohallinnot ovat perustavanlaatuisen muutostarpeen edessä, kun toimintaa on muutettava digitalisaation hyötyjen saavuttamiseksi.
Palveluiden ja prosessien digitalisoituessa niiden hallinta monimutkaistuu. Kun uusia tarpeita ja mahdollisuuksia tunnistetaan kiihtyvää tahtia, kasvaa myös tarve vastata niihin.
Tämä paine kohdistuu usein organisaatioiden tietohallintoihin, jotka tyypillisesti vastaavat järjestelmien hankinnasta, käyttöönotosta sekä olemassa olevien järjestelmien ja rakenteiden ylläpidosta, esimerkiksi kaikesta siitä, mitä teknisesti tapahtuu kunnan tarjotessa sähköistä ajanvarausta. Läheskään kaikissa kunnissa tietohallinnon toiminta ei vielä ole sellaisella tasolla, että uusiin tarpeisiin vastaaminen onnistuisi ongelmitta.
Suomi on pitkään ollut edelläkävijä julkisen sektorin digitalisaatiossa. Niin kunnat kuin muut julkisen sektorin toimijat ovat muuttaneet suuren joukon prosesseistaan ja palveluistaan sähköiseen muotoon. Samalla myös monet toimintatavat ovat muuttuneet. Erityisen suuri harppaus digitalisaatiossa tapahtui vuoden 2020 Covid-19-pandemian alettua, kun lähes koko Suomi siirtyi kotitoimistoille.
Julkisen sektorin ja kuntien digitalisaatio kattaa myös paljon muuta kuin etätyöskentelyn mahdollistamisen. Erityisesti kunnissa digitalisaatio on mahdollistanut uusia palveluita ja vaikuttamisen kanavia. Samalla hyvin toteutettu ja johdettu digitalisoituminen voi tehostaa toimintaa ja tätä kautta helpottaa kuntien kasvavaa säästö- ja tuottavuuspainetta.
Ylisen väitöskirjatutkimus on keskittynyt erityisesti siihen, millaisilla keinoilla kuntien tietohallinnot voisivat parantaa kyvykkyyttään vastata kasvavaan palvelutarpeeseen sekä millaisia haasteita tähän muutokseen liittyy.
Tutkimus osoitti, että julkisen sektorin digitalisaatiolle ei ole yksiselitteistä tiekarttaa. Digitalisaation käynnistäminen kannattaa kuitenkin aloittaa pienillä muutoksilla, joilla saadaan nopeita voittoja toiminnan tehostamisessa. Jotta digitalisaation hyödyt eivät jää lyhytkestoisiksi, on lisäksi kriittistä huomioida samanaikaisesti muutoksen pitkän aikavälin tavoitteet ja seuraukset.
“Digitalisaation vaatimuksiin sopeutuminen on jatkuva organisaation alemmilla tasoilla tapahtuva muutosprosessi, jossa korostuu erityisesti ketteryys ja jännitteiden hallinta”, Ylinen toteaa.
