Tiedolla johtaminen on erityisen tärkeää muuttuvassa liiketoimintaympäristössä, jossa tiedon määrä kasvaa jatkuvasti ja organisaatiot kilpailevat tietoon perustuvasta kilpailuedusta. Tiedolla johtamisella pyritään ymmärtämään paremmin omaa operatiivista liiketoimintaa ja tunnistamaan siihen liittyviä kehitystarpeita. Toisaalta sillä pyritään tunnistamaan myös laajemmin uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja kehittämään kilpailijat voittavia strategioita.

Tiedolla johtamisen tehokas hyödyntäminen vaatii organisaatioilta erilaisia kyvykkyyksiä ja resursseja. Organisaatioiden on pystyttävä keräämään, analysoimaan ja hyödyntämään tietoa tehokkaasti. Tämä edellyttää tiedonhallinnan strategista johtamista sekä huolellisesti suunniteltua ja toteutettua arkkitehtuurien hallintaa. Lisäksi organisaatioiden on varmistettava, että niillä on tarvittava osaaminen ja sitä täydentävää koulutusta, jotta tiedolla johtaminen ja sitä tukeva tiedonhallinta kyetään toteuttamaan tehokkaasti.

Kaiken kaikkiaan tiedolla johtaminen on erittäin tärkeä organisaatioiden menestyksen kannalta. Tiedolla johtaminen auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä, saavuttamaan kilpailuetua, parantamaan asiakastyytyväisyyttä, tehostamaan toimintaansa ja hallitsemaan riskejä.

Tiedonhallinnan viitekehyksiä

Maailmalla on kehitetty monia tiedonhallinnan viitekehyksiä auttamaan organisaatioita suunnittelemaan ja toteuttamaan tiedonhallinnan käytäntöjään laadukkaammin. Perinteiset IT-hallinnan viitekehykset voivat auttaa teknologisissa kyvykkyyksissä, mutta tiedonhallintaan on kehitetty myös täsmällisemmin tietoon ja sen erityispiirteisiin liittyviä viitekehyksiä. Esimerkkejä tiedonhallinnan viitekehyksistä ovat mm. Data Management Body of Knowledge (DAMA DMBoK) ja The Data Warehousing Institute (TDWI) viitekehys. Näiden lisäksi monet kokonaisarkkitehtuurin viitekehykset kattavat tiedonhallinnan osa-alueita. Tässä artikkelissa keskitytään DAMA DMBoK -viitekehykseen.

Data Management International (DAMA) on liiketoiminnan ja tekniikan ammattilaisten voittoa tavoittelematon järjestö, joka on perustettu kehittämään tiedonhallinnan parhaita käytäntöjä ja yhteisiä käsitteistöjä. DAMAlla on jäsenyhdistyksiä ja näiden henkilöjäseniä ympäri maailmaa kaikilla mantereilla etelämanner poislukien. DAMA-verkosto tarjoaa koulutusta, tapahtumia, verkostoitumista ja muita mahdollisuuksia tiedonhallinnan ammattilaisille. Järjestö tarjoaa erityisesti Certified Data Management Professional -sertifiointiohjelman, joka auttaa tiedonhallinnan ammattilaisia kehittämään osaamistaan ja osoittamaan pätevyytensä kyseisellä aihealueella.

DAMA DMBoK

DAMAn CDMP-sertifiointiohjelma perustuu tiedonhallinnan osaamisalueiden viitekehykseen, joka on kuvattu DAMA DMBoK -kirjassa (kuva 1). DAMAn tiedonhallinnan viitekehys on maailmanlaajuisesti hyvin yleisesti käytetty tiedonhallinnan viitekehys ja on saanut tunnustusta erityisesti kaupallisesti ja teknologisesti riippumattomilta ammattilaisilta. DAMA DMBoK -kirja sisältää kattavan kuvauksen tiedonhallinnan käsitteistä, prosesseista ja käytännöistä. Siinä kuvataan tiedonhallinnan roolia organisaatiossa sekä annetaan ohjeita tiedonhallinnan suunnitteluun, toteuttamiseen, valvontaan ja ylläpitoon. Se auttaa myös organisaatioita tunnistamaan tiedonhallintaan liittyviä haasteita, arvioimaan nykykäytäntöjensä vastaavuutta maailmalla tunnistettuihin parhaisiin käytäntöihin ja kehittämään ratkaisuja tunnistettuihin haasteisiin ja omien käytäntöjen puutteisiin.

Tiedonhallinnan kyvykkyydet

Organisaatioiden tiedonhallinnan kyvykkyyksien maturiteetti ja tehokkuus vaihtelevat yritysten välillä ja niiden sisälläkin. Esimerkiksi tietoarkkitehtuuri tietoalustoineen ja fyysisen tason tiedon mallinnus ovat voineet olla hyvin hoidettuja jo vuosia, kun taas metatiedon ja tiedonlaadun hallinta ovat saattaneet jäädä vähemmän käytetyiksi kyvykkyyksiksi. DAMA DMBoK onkin tiedonhallinnan katalogi, jota voidaan käyttää arvioimaan oman toiminnan suhdetta maailmalla tunnettuihin parhaisiin käytäntöihin.

DAMAn viitekehyksen keskeisin tavoite on tukea tiedonhallintaa koko tiedon elinkaaren ajan tiedon hallinnan suunnittelusta aineistojen tuhoamiseen asti – kuten kuvassa 1 korostetaan. Metatietojen hallinta, tietosuoja ja tiedon laadunhallinta ovat keskeiset osaamisalueet ylittävät peruskyvykkyydet.

Metatiedot ovat tietoja, jotka kuvaavat muita tietoja. Metatietoja voidaan jaotella monilla eri tavoilla. Liiketoimintametatiedot kuvaavat esimerkiksi prosesseja, organisointia ja käsitteitä. Tekniset metatiedot taas kuvaavat tietomallien rakenteita, yhteyksiä ja sijainteja. Operatiivinen metatieto on taas yksityiskohtaisempia lokeja, yksittäisten tietojen alkuperätietoja ja vastaavia tietoja. Metatietojen avulla organisaatio voi löytää tarvittavat tiedot helpommin, ymmärtää tietojen yhteydet ja riippuvuudet, ohjata tietojen käsittelyä suunnittelusta teknisiin toteutuksiin asti sekä parantaa tätä kautta tiedon laadunhallintaa.

Metatietojen-, tietosuojan- ja tiedon laadun systemaattiseen hallintaan on alettu panostamaan viime vuosina aiempaa enemmän. Tämä johtuu osittain siitä, että monet organisaatiot ovat vasta nyt alkaneet ymmärtää näiden alueiden luomat mahdollisuudet, mutta myös siitä, että lainsäätäjät ja viranomaiset asettavat yhä tiukempia vaatimuksia organisaatioille tiedonhallinnan alueille kattaen yleiset hallintomallit, kuten tiedonhallintalaki tai aihepiirikohtaiset lait, kuten yleinen tietosuoja-asetus. Tällä hetkellä tämä koskee erityisesti organisaatioita, jotka käsittelevät henkilötietoja tai muita arkaluonteisia tietoja, mutta tulevat Euroopan Unionin säännökset tulevat kontrolloimaan yhä laajemmin myös muita tietoja tai tietojenkäsittelyä.

DMBoK-kypsyysmalli auttaa organisaatioita arvioimaan nykyisen tiedonhallinnan kypsyystasonsa, asettamaan tulevaisuuden tavoitetasonsa ja sitä kautta tunnistamaan tarvittavat toimenpiteet kehittämisen seuraaviksi vaiheiksi. Kypsyystasoltaan laadukkaammat tiedonhallinnan kyvykkyydet mahdollistavat organisaatioille laajempia ja tehokkaampia tiedolla johtamisen kyvykkyyksiä. Järjestelmällinen perustietojen hallinta mahdollistaa prosessien väliset integroinnit ja hyvät tietomallit, sekä pätevät faktoihin perustuvat päätelmät. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että organisaation tiedonhallinnan strategia ja tavoitteet ovat linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa, jotta tiedonhallinta voi aidosti edistää organisaation menestystä.

DAMA Finland -yhdistys on kansainvälisen DAMA Internationalin paikallinen jäsenyhdistys Suomessa sekä TIVIA ry:n valtakunnallinen teemayhdistys. Yhdistys on voittoa tavoittelematon ja toimittaja- ja teknologiariippumaton yhdistys. Kirjoittaja on DAMA Finland ry:n hallituksen jäsen.

Jani Iivari on Pauligin Head of Analytics, Data & Integrations. Hän vastaa Paulig-ryhmän tiedonhallinnan kyvykkyyksistä, holistisen tietoalustan kehityksestä sekä analytiikka- ja integraatioprojekteista.

Artikkeli on julkaistu TIVIA Newsin numerossa 4/2023