’Odottamaton’ on yksi otsikoissa viimeisten kuukausien aikana pulpahdellut sana. Yritykset ovat joutuneet pandemiassa niiden olemassaoloa uhkaaviin tilanteisiin – ilman mitään ennakkovaroitusta. Volatiili taloudellinen ympäristö ja muuttuvat työrealiteetit käyttäytyvät kuin polttolasi it-maiseman päällä. Yritysjohto on joutunut muuntamaan kokonaisia työprosesseja digitaalisiksi ja reagoimaan kekseliäästi jatkuviin muutoksiin. Lykätyt, näennäisesti valinnaiset digitalisaatioprojektit ovat äkkiä muuttuneet pakollisiksi ja kilpailuetua tuoviksi. 

Yritysten johto on tietoinen välttämättömyydestä kuroa välimatka umpeen ja niinpä investoinnit Suomessakin ovat jatkaneet kasvuaan tänä vuonna ja erityisesti toisella neljänneksellä, Tilastokeskuksen mukaan peräti 15,5 %, kun kasvua ensimmäisellä neljänneksellä oli 1,6 %. Tarkkoja lukuja investointibudjeteista it-ratkaisuihin tänä vuonna ei ole vielä saatavilla, mutta luultavasti ne noudattavat täälläkin muilta alueilta saamiamme tietoja. Esimerkiksi saksankielisellä ns. DACH-alueella (Saksa, Itävalta, Sveitsi) it-investoinnit kasvavat tänä vuonna 39 %. Taloudelliset resurssit eivät kuitenkaan yksin riitä takaamaan menestystä tulevaisuudessa. Onkin tärkeää kysyä: mitä toimenpiteitä voidaan tehdä digitaalisessa transformaatiossa pienelläkin budjetilla?

Digitalisaation kumppanina seuraa massiivinen muutosprosessi ja niinpä onkin järkevää lähestyä maalia askel askeleelta. Suhteellisen pienellä vaivalla yksittäiset toimenpiteet voivat jo tuoda menestystä ja vaikuttaa transformaatioprosessiin. Vasta toisessa vaiheessa keskitymme prosesseihin, jotka muuttavat yrityksen kokonaisvaltaisesti ja linkittävät jo digitalisoidut prosessit tehokkaasti keskenään.

1. Luo menestystä aluksi digitaalisilla työkaluilla

Pienet muutokset oikeassa paikassa voivat näyttää nopeastikin, miten digitalisoitu yritys toimii. Ne näyttävät nopeasti vaikutukset tehokkuuteen ja kannattavuuteen, ja alkavat jo vaikuttaa positiivisesti yrityksen tärkeisiin tavoitteisiin.

Lisää työntekiijöiden tyytyväisyyttä: Covid-19 ajaa digitaalista transformaatiota monin eri tavoin. Yksi tärkeimmistä tekijöistä on ollut ja tulee olemaan työvoiman siirtyminen kotitoimistolle ja vapaa-ajan asunnolle. Kolikolla on kaksi puolta. Toisaalta työntekijät toivottavat paikallisen joustavuuden tervetulleeksi, mutta toisaalta heidän työmoraalinsa ja hyvinvointinsa on voinut alentua radikaalisti. Tämä pätee lähes puoleen tutkituista yrityksistä ja käy ilmi Euroopan laajuisesta Xing-tutkimuksesta. 

Työnantajien pitäisikin parantaa etätyöoloja päivittämällä tekniset työvälineet, jotta työntekijöiden turhautuminen ei kasva liika eikä toisaalta tuottavuus laske. Alkuun pääsee pitämällä huolta siitä, että kannettavat tietokoneet ja puhelimet ovat teknisesti ajan tasalla. Tuoreen EY:n tutkimuksen mukaan 54 % työntekijöistä irtisanoutuisi, jos ei pystyisi jatkamaan nykyisellä joustavalla linjalla myös pandemian jälkeen. Tämän takia digitaaliset yhteistyövälineet ovat ehdottoman välttämättömiä. 93 % yrityksistä hyödyntää aiempaa enemmän webinaareja ja videokonferensseja. Pelkkä Slack, Teams tai Zoom ei kuitenkaan riitä, vaan työntekijät pitää kouluttaa parhaan mahdollisen virtuaalisen ryhmätyön aikaansaamiseksi. 

Pidä yllä läpinäkyvyyttä ja kontrollia: Vaikka monet tapaamiset ovat virtuaalisia, globaalisti hajautetut tuotantolaitokset ja kansainväliset liikesuhteet vaativat jatkossakin paikallista läsnäoloa. Joustavuus vaatii intuitiivisia, nopeita ja yksinkertaisia prosesseja – kaikille asianosaisille. Esimerkiksi itsenäisesti liikematkansa varaavat ja esimerkiksi Uberia ja Airbnb:tä käyttävät arvostavat aikaa, alhaisia kustannuksia ja pientä hiilijalanjälkeä. Toisaalta talousosastot haluavat kontrolloida kuluja ja viranomaismääräysten noudattamista. Tasapainoilussa auttavat digitaaliset it-ratkaisut, jotka integroivat varaukset, laskutuksen ja hyväksymisprosessit. 

Lisää turvallisuuden tunnetta: Jotta terveys- ja turvallisuussääntöjä voidaan noudattaa liikematkustuksen elpyessä, HR:n ja yritysjohdon on saatava paljon tietoa sekä työntekijöiden sijainnista että paikallisesta turvallisuustilanteesta. Globaali Wakefieldin tekemä tutkimus tänä vuonna osoittaa, että 96 % liikematkustajista haluaa jälleen tehdä työmatkoja. Samaan aikaan matkavastaajista 99 % uskoo työnsä vaikeutuvan seuraavien 12 kuukauden aikana.

2. Panosta kasvuun ja yhdistä digitaaliset työkalut johdonmukaisesti

Kun ensimmäiset strategisesti tärkeät digitalisointiprojektit on otettu käyttöön, on tärkeää luoda holistiset, integroidut prosessit ja rakenteet. Toimi proaktiivisesti, älä reagoi: aloita suunnittelu ajoissa sen sijaan, että olisit pakotettu tekemään nopeita investointipäätöksiä myöhemmin. 

Luo kestävää tulevaisuutta: kansainvälinen regulaatio, kuten Climate Protection Actin tiukennukset osoittavat selvästi, että ilmasto tulee huomioida koko talouden alueella. Vaikka päästöjä syntyy tietyillä alueilla esimerkiksi teollisuudessa, toisaalla niitä voidaan suitsia. Vaikutukset ympäristöön pitää ensin nähdä, jotta asioille voi tehdä jotain. Esimerkiksi, jos yllä kuvatut varaus- ja matkustusprosessit on digitoitu, liikematkustusaktiviteettien hiilijalanjälki tulee näkyväksi ja mitattavaksi. Näin päästöjä voidaan vähentää ja yritykset voivat noudattaa uusia sääntöjä, luoda kannustuspalkkioita sijoittajille ja vastata asiakkaiden tarpeisiin. Kun pandemia väistyy, tuotanto ylipäätään ja varsinkin liikematkustus lisääntyy, mutta vaatimukset ympäristön huomioivasta kestävästä käytöksestä säilyvät.

Vähennä monimutkaisuutta: Globaalin työympäristön nopeat muutokset eivät ole loppuneet lakeihin ja säädöksiin. Lähes kaikki yritykset kohtaavat enemmän ja enemmän compliance-säädöksiä, esimerkiksi huolellisuusvelvoitteita, ympäristönsuojelun ohjeistuksia, datan suojaamista, verosäännöstelyä, kilpailulakeja, matkustusohjeistuksia tai petoskeissejä. Säädösten monimutkaistuessa yritykset eivät aina pysy perässä. On kuitenkin tärkeää noudattaa auditointeja ja välttää rangaistuksia. Kun prosessit digitoidaan, saadaan läpinäkyvyyttä, kulujenhallintaa ja turvallisuutta. Esimerkiksi automatisoidut kontrollit integroidaan matkojen varaus- ja hyväksymisprosesseihin. Kun katsotaan taaksepäin, on selvää, mitä tapahtui milloin ja miksi. Tämä suojelee talousosastoja ja säästää heidät työläiltä, virhealttiilta auditointiprosesseilta.

3. Integroi tietotekniikka ja laajene

Digitaalisessa transformaatiossa on tärkeää saavuttaa etappimenestyksiä, yhdistää prosessit erp-järjestelmään ja luoda näin saumaton end-to-end-prosessi askel askeleelta. Viimeisen vuoden aikana monet yritykset ovat jo näyttäneet olevansa rohkeita ja kehityksessä mukana. Ne ovat kehittäneet ja ottaneet käyttöön uusia työnteon konsepteja. Innovointihenkisyyden on myös näyttävä tulevaisuuden investointipäätöksissä. Aiemmat erilliset it-infrastruktuurit ja datasiilot on verkotettu. Investoinnit oikeissa paikoissa auttavat yritykset vaihe vaiheelta maaliin saakka eli älykkääksi yritykseksi. Tällainen yritys voi olla joustava ja mukautuva niin nykyisessä kuin tulevassakin kilpailijakentässä.

Nina Ruokonen

Kirjoittaja on SAP Concurin liiketoiminnasta vastaava johtaja Pohjoismaissa

Kuva Kvalifik Unsplash