Tiedonhallinta tarkoittaa kaikkea toimintaa, jolla ohjataan, toteutetaan, valvotaan ja kehitetään tietovarantojen tuottamista, tallentamista, suojaamista ja jakamista. Tiedonhallinta varmistaa, että tiedon elinkaarta hallitaan sekä organisatorisesti että teknisesti järjestelmällisesti sen syntymisestä poistamiseen asti. Organisaatioiden lähtökohdat tiedonhallinnan kehittämiselle vaihtelevat. Kuvailen tässä kirjoituksessani erään kehittämisvaiheen lähtökohtia ja kehittämisen viitekehystä, joita olen konsulttina edistämässä.
Lähtötilanne
Käytän ilmaisua lähtötilanne. Toiminnan ja toimintaa tukevien tietojärjestelmien kehittäminen ei kuitenkaan organisaatiossa ole lähtökuopissaan. Tiedonhallinnan kehittäminen liittyy muuhun kehittämiseen ottaen ajoittain uusia lähtöjä. Tästä on nyt kysymys.
Organisaatiolla on monta kehityshanketta käynnissä samanaikaisesti. Järjestelmien uusimisia suunnitellaan ja osaa jo toteutetaan. Nykyiseen tietovarastoon kohdistuu jatkuvia muutos- ja kehitystarpeita. Asiakkaiden raportointitarpeisiin joudutaan reagoimaan usein nopealla aikataululla.
Organisaation datoja hyväksi käyttävät sovellukset halutaan suunnitella siten, että muutoksia nykyiseen arkkitehtuuriin voidaan tehdä samaan aikaan rinnan uuden rakentamisen kanssa. Tiedonhallinnan kehittäminen on limitettävä toimivasti muihin hankkeisiin.
Tiedonhallinnan kehittämiseen ei haluta investoida mittavana yhtenä projektina vaan jokainen kehityshanke on perusteltava liiketoimintalähtöisesti ja jokaisen muutoksen on tuotava liiketoimintahyötyjä. Tiedonhallinnalle halutaan kehityspolku, jota etenemällä organisaation kyvykkyys tältäkin osin kasvaa. Tavoitteet kehittämiselle ovat korkealla ja kehittämistä olisi paljon.
Viitekehyksen soveltaminen
Kehittämiseen soveltuvan viitekehyksen valinta ja soveltava suunnittelu on ensimmäisiä tehtäviä. Organisaatiossa on jo tutustuttu DMBOK2 (Data Management Body of Knowledge, 2nd edition) viitekehykseen, johon etenemissuunnitelman luontevasti yhdistämme.
DMBOK2 viitekehyksen osa-alueet soveltaen:
- Tiedon hallintamalli
- Integrointi ja yhteentoimivuus
- Tietoturva
- Tiedon säilytys ja operointi
- Tietomallinnus
- Tietoarkkitehtuuri
- Tiedon laatu
- Metatiedot
- Tietovarastointi ja analytiikka
- Perustiedot ja referenssitiedot
- Dokumenttien ja sisällön hallinta
Edellä luetellut osa-alueet muodostavat tiedonhallinnan kyvykkyyksiä, joita organisaation tulee hankkeissaan kehittää. Tämä viitekehys osa-alueineen on tiedonhallinnan ammattilaisten osaamisaluetta.
Ammattilaisina ymmärrämme ja viehätymme tällaisen kokonaisuuden kehittämisestä. Liiketoimintakentän osaajille tällainen suurelta osin toiminnan taustalla vaikuttava kehys herättää vain harvoille samanlaista kiinnostusta.
Huomaamme myös, että liiketoiminnan asiantuntijat ovat jo nyt erittäin työllistettyjä monissa liiketoimintaprosesseja koskettavissa tietojärjestelmähankkeissa. Tällaisessa toimintaympäristössä ihmisiltä ei löydy enää ”kaistaa” osallistua rinnakkaisten ja erillisten tiedonhallinnan hankkeiden määrittelyyn ja toteutukseen.
Kehittämisen kytkökset
Haluamme yhdistää tiedonhallinnan kehittämisen niihin kehityshankkeisiin, jotka ovat liiketoimintaihmisille tuttuja ja joihin on jo perustellusti investointivaiheessa yhdistettävissä liiketoimintahyödyt. Tällainen etenemistapa tarvitsee suunnittelun tueksi soveltavan viitekehyksen. Tarvitsemme myös tietoa sekä käynnissä olevista että suunnitelluista investointivaiheessa olevista kehityshankkeista. Meillä on kartoitettuna lisäksi muita organisaation tietopohjaa tarvitsevia kehityskohteita, joiden toteutus tulee järkeväksi vasta sitten, kun tiedonhallinnan perusta on rakentunut.
Olemme erityisen kiinnostuneita DMBOK2 viitekehystä̈ soveltaen siitä, mitkä tiedonhallinnan osa-alueet ovat kehityshankkeille oleellisimpia, vaikka kyseisiä̈ hankkeita käynnistettäessä̈ tiedonhallinnan näkökulma ei olisi ollutkaan keskeisesti esillä.
DMBOK2 osaamisalueiden soveltaminen käytäntöön ei ole kuitenkaan suoraviivaista. Kyseiset osa-alueet ovat kapeita asiantuntijoiden osaamiseen, menetelmiin ja työvälineisiin rajautuvia kokonaisuuksia.
Ratkaisun aikaansaamiseksi joudutaan soveltamaan aina useampaa, ellei peräti kaikkia osaamisalueita. Organisaatiolle hyöty muodostuu myös tiedonhallinnan kehityksen oikea-aikaisuudesta suhteessa toiminnan kehittämiseen; tiedonhallintaan investoinnin osuminen yhteen toiminnan kehittämiseen tehtävän investoinnin kanssa.
Hyödyn suunnittelu
Ensimmäisessä tavoitetilassa muodostamme alustavan kartan kehityshankkeiden kosketuspisteistä tiedonhallinnan viitekehykseen. Tarkistelemme, miten tiedonhallinnan kokonaisuutta kussakin kosketuspisteessä kehitetään. Tarkastelemme myös, onko kehittäminen ja muutos tiedonhallinnan kokonaiskehittämisen näkökulmasta tarkoituksenmukaista.
Tarkastelemme aikatauluja ja riippuvuuksia ja arvioimme tiedonhallinnan osa-alueiden kehittämisen kattavuutta. Tunnistamme kehittämiskohteita ja -alueita, joilla kokonaisuutta tulee lyhyellä aikaperspektiivillä työstää.
Arvioimme myös tiedonhallinnan kokonaisuuden kannalta välttämättömät tiedonhallinnan kehittämistarpeet, jotka tulee voida oikeassa järjestyksessä kokonaiskuvaan lisätä.
Nämä kehittämistarpeet pyrimme sitten neuvottelemaan sisään jo meneillään oleviin hankkeisiin ja investointivaiheessa oleviin lähiajan kehityshankkeisiin. Ensiarvoisen tärkeää on rakentaa ymmärrys liiketoimintaa lähellä olevien kehityshankkeiden ja tiedonhallinnan ydintä kehittävien hankkeiden ja ammattilaisten välille. Tässä ajatusmallissa hyöty tiedonhallinnan kehittämisestä konkretisoituu liiketoiminnan kehittämishankkeiden kautta.
Ensimmäinen tiekartta tiedonhallinnan kyvykkyyksien kehittämiselle rakentuu. Seuraavissa vaiheissa kokemuksen ja oppimisen karttuessa meillä on mahdollisuus tiiviimpään liiketoiminnan kehittämishankkeiden ja tiedonhallinnan kehittämisen yhteistoimintaan. Vaikka kehittäminen tapahtuukin hajautetusti eri toimijoiden kautta, voimme rakentaa ohjausmallit siten, että oikea-aikainen kohtaaminen ja asianmukainen suunnittelu ja toteutus varmistetaan.
Edellä kuvattu on kehittämistarinan alku. Kuvauksen taustalla olevassa organisaatiossa edetään nyt tätä kehittämisvaihetta. Kokemukset hyödyn toteuttamisesta näillä menettelyillä voimme arvioida mahdollisesti jo ensi vuoden kuluessa.
Petri Hakanen toimii konsulttina yrityksensä Petri Hakanen Oy kautta. Hän on myös tiedonhallinnan osaamisyhteisön ja yhdistyksen TDWI Finland ry puheenjohtaja. Hänen mielenkiinnon alueita ovat johtamismallien, liiketoiminnan ja tiedonhallinnan kehittäminen ja toimenpiteiden linkittäminen organisaation strategioihin, tavoitteisiin ja kyvykkyyksiin.
Artikkeli on ensimmäistä kertaa julkaistu Sytyke -lehdessä.
Lisätietoja www.sytyke.org
Kuva Alina Grubnyak Unsplash
