Jotta tietoa voidaan ylipäänsä hyödyntää, on se pitänyt ensin tuottaa. Jotta tiedetään mitä pitää tuottaa, niin tarvitaan ymmärrys tiedon hyödyntämisestä. Syntyy mielenkiintoinen ekosysteemi, jota kutsutaan tietojohtamiseksi.
Tiedonhallinta koostuu useasta osa-alueesta, joiden avulla pyritään tuottamaan laadukasta, käyttötarkoitukseen sopivaa ja valmiina käyttöön olevaa tietoa tehokkaan päätöksenteon ja toiminnan tueksi. Tiedonhallinnan keskiössä on tiedon ohjaus ja johtaminen, joka mahdollistaa arvoa tuottavan tiedonhallinnan.
Tiedonhallintaa ja tietoa voisi hyvin verrata vaikkapa ruuveihin; Kuvittele, että sinulla olisi varastossa iso läjä erilaisia ruuveja, muttereita ja nauloja isossa saavissa, kaikki samassa kasassa. Aina kun tarvitset ruuveja ja menet niitä varastoon kaivamaan, niin sinulla tuhrautuu aikaa oikeiden ruuvien löytämiseen.
Mitäpä jos ruuvit olisikin järjestetty ja helposti saatavilla oikeissa lokeroissaan? Kuinka paljon nopeampaa olisi löytää oikeat ruuvit oikeaan tarkoitukseen? Ja se, mihin ruuveja tarvitset, valmistuu nopeammin, kun ei tarvitse käyttää aikaa oikeiden ruuvien metsästämiseen.
Sama asia on tiedon kanssa. Jos joku on nähnyt vaivan, ja järjestellyt tiedon valmiiksi käytettäväksi, niin sitä on helpompi käyttää, kun sitä tarvitaan.
DAMAn DMBOK:ssa, joka on tiedonhallinnan ammattilaisten tuottama viitekehys, jäsennetään tiedonhallinta seuraaviin osaamisalueisiin:
Jäsennys tuo hyvän, ei järjestelmälähtöisen lähestymistavan hallita tietoja. Jäsennystä voi hyödyntää esimerkiksi siihen, että ymmärretään tiedonhallinta samalla tavalla.
Osaamisen kehittäminen tai osa-alueiden hyödyntäminen resurssoinnin tukena on myös hyvä lähestymiskulma. Jos mietit jokaisen osa-alueen, tuon reikäleivän viipaleen, kun kehität dataa, pääset varmasti hyvään lopputulokseen. Myös tiedonhallintaan liittyvät kyvykkyydet on hyvä sitoa tähän!
Tiedonhallinnan osa-alueiden jäsennyksen, tuttavallisemmin reikäleivän avulla myös tieto on helpompi palauttaa tekemisen keskiöön. Kun ymmärtää, mitä se tieto mitä tarvitaan on, sitä on sitten myös helpompi tuottaa ja hyödyntää.
Kirjoittaja Jaana Helsing työskentelee Suomen Pankissa ja on Dama Finland ry:n hallituksen varajäsen.
Dama Finland ry on TIVIAn jäsenyhdistys, joka tarkoituksensa toteuttamiseksi järjestää jäsenille koulutusta, seminaareja ja muita tilaisuuksia. Yhdistys osallistuu yhdessä TIVIAn kanssa tiedonhallinnan-alan kehittämiseen tutkimalla sekä tekemällä aloitteita ja esityksiä.
Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran Tivia Newsissä 12/2022
Kuva: Tietojohtamisen kokonaisuus. Lähde: Suomen Pankki.
