.
Menestyvä liiketoiminta vaatii tietokulttuurin, elävän organismin johtamista kokonaisuutena. Tässä artikkelissa pureudumme siihen, mitä tietokulttuuri on, miten sitä johdetaan, sekä mikä on edistyneen tietokulttuurin salaisuus. Haastattelin artikkelia varten Pauligin analytiikka- data- ja integraatiopäällikkö Jani Iivaria sekä DAMA Finlandin puheenjohtajaa ja Ari Hovin senior consultant Minna Oksasta Tutkin itse tietokulttuuria osana strategisen johtamisen opintoja.
Mitä tietokulttuuri tarkoittaa sinulle?
Jani: Tietokulttuuri tarkoittaa toimintatapaa, jossa tieto ja tiedonhallinta ovat keskeisessä asemassa organisaation päätöksenteossa. Yhteisössä vallitsee ymmärrys tietojen tärkeydestä, ja tietoja hallitaan tehokkaasti. Tämä käsittää prosessit, joissa tietoa luodaan, jaetaan ja käytetään turvallisesti. Tieto integroidaan liiketoimintaprosesseihin, päätöksentekoon ja strategiaan. Tietoa käytetään aktiivisesti päätöksenteossa.
Minna: Tietokulttuuri lähtee siitä, että tiedot ovat liiketoiminnan ytimessä. Ymmärrämme, että tiedot ovat yritykselle yhtä tärkeitä resursseja kuin ihmiset ja reaaliomaisuus. Tietoja pitää myös hallita ja johtaa hyvän toimintamallin mukaan. On osattava valita tiedot, jotka ovat organisaatiolle merkityksellisimpiä ja rakentaa tietojen ohjausmalli erityisesti näille tiedoille. Tietokulttuuria rakennettaessa on muistettava, että tietotyössä ihmisten välinen kommunikointi on 80 % työstä ja 20 % on tekniikkaa.
Arvo: Sekä Jani että Minna näkevät, että tietokulttuurissa tieto ja sen liiketoimintalähtöinen johtaminen ja -ohjaus ovat keskiössä. Jani korostaa etenkin tietoperusteista päätöksentekoa Minnan korostaessa dialogia ja organisaation tärkeimpien tietojen hyvää hoitamista. Näemme että tietokulttuuria voidaan lähestyä monelta kulmalta.
Miten tietokulttuuria johdetaan?
Jani: Tietokulttuurin omaksuminen vaatii muutosta organisaatiossa. Johto edistää tietojen ja analytiikan käyttöä asettamalla esimerkin nojautumalla omissa päätöksissä tietoihin ja odottaa, että muut tekevät samoin. Muutosjohtamisen näkökulmasta organisaatiota tulee tukea tietokeskeiseen muutokseen. Painopisteet ovat samat kuin ihmisvaikutteisissa muutoksissa. Kyse on tietolukutaidon lisäksi myös ajattelutavan muutoksesta, johtajuudesta, yhteistyön korostamisesta, viestinnästä ja palkitsemisesta.
Minna: Ensin tulee ymmärtää organisaation tietokulttuuri, jotta sitä voidaan johtaa. Tietokulttuurin johtaminen lähtee ylimmästä johdosta. Tietojen hallintatyölle tulee varata riittävästi resursseja ja antaa aikaa työn tekemiseen. Tiedonhallinnan johtamiseen ja ohjaukseen on olemassa viitekehyksiä. Esim. DAMA:n DMBok 2.0 antaa kokonaiskuvan tiedonhallinnan työstä. Tämän mallin mukaan voi räätälöidä omaan organisaatioon sopivan toimintamallin. Pelkkä tiedon johtaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tarvitaan paljon eri osapuolten välistä viestintää, jotta koko organisaatio oppii toimimaan tietolähtöisesti ja sitoutuu sovittuihin toimintaperiaatteisiin.
Arvo: Minna nostikin esiin, että ensiksi pitää ymmärtää organisaation tietokulttuurin tila. Molemmat korostivat tietokulttuurin strategista johtamista. Ylimmän johtoryhmän on jaettava selkeä käsitys tietokulttuurista ja sen johtamisesta. Minnan esiin nostaman DAMA-viitekehyksen avulla voidaankin hahmottaa tiedonhallinnan tilaa ja kehitystarpeita. Janin tavoin näen muutosjohtamisen ja transformaatioiden johtamisen oleellisena, mikäli organisaation tiedoista halutaan merkittävästi enemmän arvoa asiakkaille. Kummankin tavoin näen keskeiseksi tekijäksi ohjata ihmisten suhtautumista tietoihin tietostrategian mukaisesti. Viestintä ja avoin dialogi ovat kriittisiä tekijöitä tietokulttuurin kehittämisessä.
Mikä on menestyvän tietokulttuurin salaisuus?
Jani: Menestyvän tietokulttuurin salaisuus on siinä piilevän ajatuksen vastaanottaminen avosylin. Jos tieto(kulttuuri) pystytään integroimaan liiketoiminta strategiaan, päätöksentekoon sekä prosesseihin, se aletaan nähdä merkittävänä osana päivittäistä rutiinia. Kulttuurin muodostuminen vaatii sitoutumista koko organisaatiolta mutta erityisesti johdolta.
Minna: Tietokulttuurin salaisuus on, että pitää saada koko organisaatio ymmärtämään tietojen merkitys ja oppia pitämään tiedoista huolta ennakoiden, ei vain silloin kun tulee ongelmia. Kun esim. raportoinnissa huomataan, että tiedoissa on virheitä, alamme kiinnostua, miten saisimme ne korjattua. Reaktiivisten korjaustoimien sijaan voimme ennalta määritellä käytettävät tiedot ja säännöt, miten tietoa saa käyttää. Kun tämä määrittely tuodaan läpinäkyväksi organisaatiossa, niin parannetaan mahdollisuuksia hyödyntää tietoja oikein.
Arvo: Janin painottama avoin suhtautuminen tietokulttuuriin on yksi oleellinen tekijä menestyvän tietokulttuurin rakentamisessa. Se mahdollistaa Minnan esiin nostamaa jaetun ymmärryksen syntymistä organisaation tiedoista sekä arvostavaa asennetta tietoja kohtaan. Janin ajattelu tieto(kulttuurin) sisään rakentamisesta organisaation toimintaan sekä horisontaalisesti ja vertikaalisesti tiivistää, mitä tietokulttuuri voi parhaimmillaan olla. Näen itse, että tietokulttuurin strateginen johtaminen on menestyvän tietokulttuurin salaisuus. Tähän myös molemmat haastateltavat viittasivat eri kohdissa.
Yhteenveto
Menestyvän tietokulttuurin salaisuus piilee avoimessa suhtautumisessa ja tietojen integroimisessa sekä liiketoimintastrategiaan että prosesseihin. Tämä vaatii sitoutumista koko organisaatiolta, erityisesti johdolta. Tietokulttuurin rakentamisessa korostuvat viestintä, muutosjohtaminen, strateginen näkemys, dialogi sekä ihmisten suhtautumisen ohjaaminen tietostrategian mukaisesti. Tietojen ollessa tietokulttuurin keskiössä, tiedon laadunhallinta on ensiarvoisen tärkeää.
Artikkelin kirjoittaja Arvo Perälä on tiedon johtamisen ja ohjauksen ammattilainen, jonka intohimo on edistää tietokulttuuria, jossa tiedonhallinta on sisäänrakennettu yrityksen toimintaan.
Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran TIVIA Newsin numerossa 2/2024
